RODO chroni dane osobowe mieszkańców UE. Naruszenie może wiązać się z karą 20 mln euro lub 4% światowych obrotów firmy. Naruszeniem jest m.in. nieuprawniony dostęp do danych, ich utrata czy nielegalne przetwarzanie. Przekazując dane, podmiot musi zapewnić ich bezpieczeństwo i poinformować właściciela o celu przetwarzania. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do ich usunięcia (prawo do bycia zapomnianym).
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) wprowadziło fundamentalne zmiany w sposobie przetwarzania i zabezpieczania danych osobowych w Unii Europejskiej. Każda organizacja działająca na terenie UE musi przestrzegać rygorystycznych wymogów dotyczących ochrony prywatności.
Zgodnie z aktualnymi przepisami, administratorzy danych są zobowiązani do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, dających bezpieczeństwo przetwarzanych informacji. Incydenty związane z wyciekiem danych stanowią poważne zagrożenie dla prywatności osób fizycznych i mogą prowadzić do sporych konsekwencji finansowych dla podmiotów odpowiedzialnych za naruszenie. Kary za nieprzestrzeganie przepisów RODO mogą sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego globalnego obrotu przedsiębiorstwa (zależnie tego, która kwota jest wyższa). Obecnie obserwujemy rosnącą liczbę zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych do organów nadzorczych.
Najczęstsze naruszenia RODO i ich skutki prawne
Analiza przypadków naruszeń RODO wskazuje na następujące podstawowe obszary problemowe:
- Nieuprawniony dostęp do danych osobowych
- Brak odpowiednich zabezpieczeń technicznych
- Niedopełnienie obowiązku informacyjnego
- Przetwarzanie danych bez podstawy prawnej
- Niezgłoszenie naruszenia w wymaganym czasie
- Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji
- Brak umów powierzenia przetwarzania
- Niewyznaczenie Inspektora Ochrony Danych
Praktyczne aspekty compliance RODO
Implementacja wymogów RODO wymaga systematycznego podejścia do zabezpieczania infrastruktury teleinformatycznej oraz stałego monitorowania procesów przetwarzania danych. Organizacje muszą regularnie przeprowadzać audyty bezpieczeństwa i aktualizować procedury – to fundamentalne elementy wydajnej ochrony danych osobowych.
„Zasadnicze jest zachowanie zasady privacy by design, czyli uwzględnianie ochrony prywatności już na etapie projektowania nowych rozwiązań”.
Jak efektywnie chronić dane w dobie cyfryzacji? To pytanie zadaje sobie dużo przedsiębiorców, zdających sobie sprawę z rosnącego ryzyka cyberataków. Nowoczesne rozwiązania technologiczne dają spory dobór możliwości w zakresie zabezpieczania danych (od szyfrowania po systemy wykrywania włamań). Profesjonalna implementacja zabezpieczeń wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu cyberbezpieczeństwa i znajomości aktualnych trendów w dziedzinie ochrony informacji. Wdrożenie odpowiednich środków ochrony musi być poprzedzone szczegółową analizą ryzyka – to ważny element procesu zapewnienia zgodności z RODO. „Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy z realnej skali zagrożeń związanych z niedostateczną ochroną danych osobowych.” Czy organizacje są przygotowane na rosnące wymagania w zakresie ochrony prywatności? To pytanie nabiera szczególnego znaczenia w kontekście planowanych zmian regulacyjnych.
Naruszenie RODO: Kiedy twoje dane wyciekają, a firma udaje, że wszystko gra
Dla naruszenia ochrony danych osobowych administrator ma obowiązek niezwłocznie, nie później niż w terminie 72 godzin, zgłosić incydent do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Każde opóźnienie wymaga przedstawienia racjonalnego uzasadnienia. Naruszenie może dotyczyć poufności, dostępności lub integralności danych osobowych, co obejmuje przypadkowe lub niezgodne z prawem zniszczenie, utracenie, zmodyfikowanie, nieuprawnione ujawnienie lub dostęp do przesyłanych, przechowywanych lub przetwarzanych danych. Konsekwencje naruszenia RODO mogą być bardzo dotkliwe dla przedsiębiorstwa – kary finansowe sięgają nawet do 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa. Jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych, administrator musi także bez zbędnej zwłoki zawiadomić osobę, której dane dotyczą. Zawiadomienie powinno jasno i bardzo dokładnie opisywać charakter naruszenia oraz mać zalecenia dla danej osoby dotyczące minimalizacji potencjalnych niedobrych skutków. Przedsiębiorstwa mają obowiązek prowadzenia rejestru wszystkich naruszeń ochrony danych osobowych, jakkolwiek tego, czy podlegają one obowiązkowi zgłoszenia do organu nadzorczego. W rejestrze dokumentuje się okoliczności naruszenia, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze. Administrator danych musi być w stanie wykazać przestrzeganie zasad RODO i odpowiednio zabezpieczyć dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy zniszczeniem.
Naruszenie ochrony danych osobowych – co zrobić, gdy Twoja firma jest zagrożona?
Administrator danych osobowych ma obowiązek zgłoszenia naruszenia ochrony danych do Prezesa UODO nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia incydentu. Naruszenie należy zgłosić poprzez wypełnienie formularza na stronie internetowej uodo.gov.pl lub wysłanie pisemnego zgłoszenia na adres Urzędu. W zgłoszeniu trzeba szczegółowo opisać charakter naruszenia, wskazać przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie.
- Określenie możliwych konsekwencji naruszenia
- Opis środków zastosowanych w celu zminimalizowania skutków
- Dane kontaktowe inspektora ochrony danych
- Dokumentacja podjętych działań zaradczych
Jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych, administrator musi także bez zbędnej zwłoki zawiadomić osoby, których dane dotyczą.
Administrator powinien prowadzić rejestr wszystkich naruszeń ochrony danych osobowych, jakkolwiek tego, czy podlegały one zgłoszeniu do UODO.
Cyberbezpieczeństwo w kontekście ochrony danych wrażliwych
Uwagę należy zwrócić na ochronę danych wrażliwych, takich oraz informacje o stanie zdrowia, pochodzeniu rasowym czy przekonaniach religijnych. Dla wycieku takich danych konsekwencje mogą być szczególnie dotkliwe dla osób, których dane dotyczą. Można regularnie przeprowadzać audyty bezpieczeństwa i szkolenia dla pracowników, aby minimalizować ryzyko wystąpienia incydentów. Organizacje powinny wdrożyć odpowiednie procedury i systemy zabezpieczeń, które pomogą w szybkim wykryciu i skutecznym reagowaniu na potencjalne naruszenia ochrony danych osobowych. Ważne jest także dokumentowanie wszystkich działań związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz reagowaniem na incydenty bezpieczeństwa.
RODO jak miecz Damoklesa – ile zapłacisz za naruszenie przepisów?
Zgodnie z przepisami RODO, organizacje przetwarzające dane osobowe muszą zapewnić odpowiednie środki bezpieczeństwa i przestrzegać zasad ochrony danych. Za naruszenie tych przepisów grożą surowe sankcje finansowe, które mogą wynieść nawet do 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa (zastosowanie ma kwota wyższa). Kary są nakładane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) i zależą od wielu kwestii, np. charakter, waga i czas trwania naruszenia, umyślność działania, oraz współpraca z organem nadzorczym.
Najczęstsze naruszenia, za które nakładane są kary, to niewystarczające środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające dane, brak podstawy prawnej do przetwarzania danych, naruszenie zasady minimalizacji danych czy niewywiązywanie się z obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą. W Polsce średnia wysokość kar wynosi od kilku tysięcy do kilkuset tysięcy złotych, choć zdarzają się także kary przekraczające milion złotych. Pamiętaj, że oprócz kar finansowych, naruszenie przepisów RODO może skutkować także odpowiedzialnością cywilną wobec osób, których dane zostały niewłaściwie przetworzone. Osoby poszkodowane mogą dochodzić odszkodowania za poniesione szkody materialne i niematerialne. Także, naruszenie przepisów może prowadzić do utraty reputacji firmy, co często przekłada się na wymierne straty finansowe i utratę zaufania klientów. Istotne jest także to, że PUODO może nakazać zaprzestanie przetwarzania danych, co w niektórych przypadkach może całkowicie sparaliżować działalność przedsiębiorstwa.